för Virginska Släktföreningen
(Antagna vid ordinarie släktmöte 17 maj 2008)
1 §
Virginska släktföreningen har till ändamål:
att verka for sammanhållning inom släkten,
att tillvarata gemensamma släktintressen,
att utföra forskning i släktens historia samt
att föra släktregister.
2 §
Medlem kan vara varje till släkten hörande myndig person, som har eller burit namnet Virgin, eller den som är gift med, sammanbor med eller är barn till sådan person.
Som medlem kan också antas annan person, som genom
släktskap,härstamning eller annat intresse gör framställning härom.
Styrelsen äger att besluta om sådant medlemskap.
3 §
Myndig föreningsmedlem erlägger årsavgift, som fastställs vid släktmöte för tiden till nästa släktmöte.
Underlåtelse att erlägga medlemsavgift medför uteslutning ur föreningen om inte styrelsen finner lämpligt att förfara på annat sätt.
4 §
Föreningens angelägenheter omhänderhas av en styrelse bestående av maximalt sju ledamöter och upp till två suppleanter. Styrelsen utser inom sig ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör. Styrelsen väljs vid ordinarie släktmöte för tiden fram till nästa ordinarie släktmöte.
Styrelsemedlemmar uppbär inte arvode, men kan ges reseersättning efter beslut i styrelsen.
Styrelsen äger representera släkten utåt, särskilt mot myndigheter,institutioner och massmedia.
Styrelsen åligger särskilt:
att förvalta föreningens penningmedel och annan egendom
att verka för föreningens syften enligt §1 bland annat genom att anordna värdiga och trivsamma släktmöten.
Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller om minst två andra ordinarie ledamöter påfordrar detta. Beslut fattas med enkel majoritet. Dock skall minst tre medlemmar delta för att styrelsen skall vara beslutsmässig. Vid lika röstetal gäller den mening ordföranden vid mötet företräder.
Telefonmöte får ordnas om detta anses lämpligt. Härvid skall minst hälften av ledamöterna ha nåtts av telefonbud. Protokoll från telefonmöte skall justeras av minst två av dem som deltagit.
5 §
Vid ordinarie släktmöte väljs en revisor och en revisors suppleant för tiden intill nästa släktmöte. I detta val får styrelseledamöter ej delta. Revisorer som valts bland föreningens medlemmar erhåller ej något arvode.
6 §
Till styrelsen är alla föreningens myndiga medlemmar valbara. Det skall vid valet om möjligt eftersträvas att så många grenar som möjligt av ättlingar till släkten Virgin är representerade.
7 §
Föreningens firma tecknas – förutom av ordföranden – av den eller de som styrelsen beslutar.
8 §
Föreningens sekreterare för protokoll över styrelsens sammanträden, svarar för att de delges för handläggning, samlar inkommande handlingar samt kopior av utgående handlingar.
Sekreteraren för i samråd med Riddarhuskansliet – aktuell namn- och adressförteckning över släktens medlemmar
9 §
Kassören uppbär medlemsavgiften och andra inkommande medel, verkställer beslutade betalningar och för räkenskaper. Penningmedel förvaltas så som styrelsen beslutar.
Räkenskaperna förs per kalenderår och skall senast 15 mars årligen överlämnas till revisorerna tillsammans med protokollen över styrelsens sammanträden.
Revisorernas berättelse överlämnas före april månads utgång till ordföranden. Om anledning finns skall revisorerna härvid påfordra att extra släktmöte sammankallas.
10 §
Ordinarie släktmöte sammanträder i regel vart tredje år på tid och plats som beslutas vid föregående släktmöte. Frånvarande aktiv medlem får genom fullmakt utöva sin rösträtt.
Val förrättas öppet såvida släktmötet inte beslutar annat. Vid lika röstetal vid val sker lottning. I övriga frågor har sittande ordförande utslagsröst. Kallelse till släktmöte sker med e-post eller ordinarie post minst sex veckor i förväg. Vid ordinarie släktmöte skall följande föredragningslista följas:
-Val av ordförande och protokollförare för mötet.
-Fråga om mötet utlysts på föreskrivet sätt.
-Val av två personer att jämte ordföranden justera mötets protokoll.
-Upprättande av röstlängd och förteckning över närvarande.
-Föredragning av styrelsens berättelse och ekonomiska redovisning.
-Revisorernas berättelse.
-Fråga om ansvarsfrihet.
-Val av styrelseledamöter och suppleanter.
-Val av en revisor och en suppleant.
-Utseende av eventuell valberedning.
-Årsavgift för tiden till nästa ordinarie släktmöte.
-Tid och form for nästa ordinarie släktmöte.
-Övriga frågor
11 §
Extra släktmöte sammankallas enligt styrelsens beslut eller om revisorerna påkallar eller om minst en tiondedel av medlemmarna skriftligen yrkar.
Kallelse till extra släktmöte sker med e-post eller ordinarie post minst fyra veckor i förväg.
12 §
För ändring av stadgarna fordras att beslut fattas vid ordinarie släktmöte med minst 3/4 av avgivna röster. I kallelse till mötet skall meddelas vilken ändring som föreslås.
För upplösning av föreningen fordras samstämmande beslut med minst 3/4 av avgivna röster vid två på varandra följande släktmöten, av vilka minst ett skall vara ordinarie.
13 §
Vid slutligt beslut om föreningens upplösning skall styrelsen – efter att ha samrått med
Riksarkivet – föreslå föreningen hur dess arkiv skall behandlas. Vid föreningens upplösning
tillfaller föreningens tillgångar Riddarhuset eller annat ändamål som beslutas med ¾ majoritet.
Därest släkten skulle helt utslockna, tillfalla föreningens då tillhöriga medel Svenska Riddarhuset, att efter Riddarhusdirektionens beprövande användas till understöd åt medlemmar av Ridderskapet och Adeln tillhörande å Riddarhuset introducerade släkter, med företrädesrätt för dem som kunna styrka sig härstamma från medlem av släkten Virgin.